Muchas áreas de Recursos Humanos aún operan bajo el mito de que “el acta administrativa es para asustar al trabajador”. Pero en realidad, se trata de un medio para documentar hechos, conductas o incumplimientos que podrían, en un futuro, ser causa de rescisión o elemento de defensa en juicio. Y ese uso estratégico hace toda la diferencia. 🧐 Escenario común Un trabajador incurre en retardos frecuentes, se le señala informalmente, se le advierte verbalmente… pero no se levanta un acta. Luego vuelve a fallar. El patrón decide rescindir sin una base documental robusta. Cuando llega la demanda, el trabajador argumenta falta de registro, falta de advertencia formal o violación al debido proceso. ¿Qué pasó? Se perdió la oportunidad de usar el acta administrativa correctamente. ⚖️ ¿Qué dice la jurisprudencia sobre las actas administrativas? - De acuerdo con criterios de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN), en los casos de servicios públicos se ha establecido que las actas administrativas “solo alcanzan pleno valor probatorio cuando su contenido es ratificado por sus firmantes”. - En efecto, estas actas pueden formar parte de la causa de rescisión, pero la autoridad jurisdiccional debe revisar su valor probatorio, no basta que existan. - Por tanto, el patrón debe generar el acta con cuidado, sin irregularidades, con entrega de copia al trabajador, y con testigos o ratificación según el caso. 🛠️ Buenas prácticas: cómo levantar un acta administrativa “blindada” ✅ Definir claramente la conducta o incumplimiento: señalar fecha, lugar, conducta concreta, norma interna violada. ✅ Dar audiencia al trabajador: permitir que se exprese, se le entregue copia del acta para conocimiento. ✅ Contar con testigos o firma de los que intervinieron (de preferencia). Aunque no siempre obligatorio, mejora el valor probatorio. ✅ Integrar el expediente: acta + seguimiento (advertencia, capacitación, medidas correctivas) + registro de reincidencia. ✅ No usarla como amenaza genérica: el acta no debe servir solo para intimidar; debe buscar la mejora, la corrección o el cumplimiento, y en su momento constatar hechos previamente documentados para una rescisión.

Es común que, ante una inspección laboral, el nerviosismo se apodere del personal directivo. Y no es para menos. En la práctica, muchas empresas creen que el inspector tiene la última palabra sobre cualquier irregularidad que observe en campo: “Vio que no había equipo de protección… dijo que eso ya es multa.” "Le comentaron que una persona renunció, y levantó acta como si hubiera despido injustificado.” “Dijo que el contrato no era válido porque no estaba firmado en original.” Estos escenarios se repiten una y otra vez, alimentando el temor de que la inspección se convierta en una especie de juicio exprés, donde cualquier señalamiento se vuelve “una verdad absoluta”. Pero... ¿realmente es así? ⚖️ ¿Qué dicen los tribunales? La Suprema Corte de Justicia de la Nación, a través de la Tesis Aislada 176540, ya dejó claro que: 🔍 El inspector no puede emitir actas en las que determine la existencia o preexistencia de un despido ni resolver controversias jurídicas entre trabajador y patrón. Pero este principio va más allá del despido: Significa que tampoco puede decidir si hubo relación laboral, si el contrato es válido, si la persona estaba subordinada o no, o si el salario es justo. 📌 Estas no son cuestiones administrativas, sino temas probatorios, jurídicos y complejos, que solo pueden resolverse ante el Tribunal Laboral mediante juicio, pruebas y defensa de ambas partes. 📘 En términos simples: El inspector no puede ser juez, abogado ni testigo. Sus actas no sustituyen un juicio. Solo puede constatar hechos visibles y documentos presentes en el momento. ✅ ¿Qué sí puede hacer el inspector? - Revisar si hay contrato físico o digital y si contiene los datos básicos. - Confirmar si se paga salario mínimo, si hay recibos firmados, si existen las comisiones mixtas. - Verificar físicamente si hay sillas, equipo de seguridad, pausas activas, botiquines, etc. - Levantar actas únicamente sobre lo que está obligado a supervisar por ley o por orden de visita. ❌ ¿Qué no puede hacer?

En el área de Recursos Humanos, no solo lo que se dice importa… también cómo se dice. Recientemente, la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) ha precisado criterios que ponen el foco en las comunicaciones, protocolos y mecanismos de atención en casos de acoso laboral. 📝 ¿Qué criterios clave debe conocer RH? - La SCJN entiende que el acoso laboral (también llamado mobbing) puede configurarse por “una serie de actos o comportamientos” que afectan la autoestima, integridad, salud o libertad de la persona. - En este sentido, la manera en que la empresa comunica al trabajador, documenta los mensajes, y aplica protocolos de investigación interna, puede hacer la diferencia entre un trámite y un litigio costoso. - Los tribunales han señalado que el trabajador no siempre tiene que probar todos los hechos detalladamente: si hay indicios sólidos y una cultura empresarial que no actuó, la carga puede desplazarse al patrón. - 📣 Atención especial a las comunicaciones con el trabajador Algunos de los errores más comunes que detectamos en RH: - Mensajes genéricos como: “Necesitamos que cambies tu actitud o enfrentaremos medidas”, sin detallar qué actitud, cuándo, ni sin ofrecer seguimiento. - Correos internos donde se habla de “bajo rendimiento” continuamente sin registro de apoyo o mejora. - Mensajes en chats corporativos que podrían interpretarse como aislamiento, exclusión o rechazo. - No guardar evidencia de comunicaciones formales al trabajador cuando se identifica un riesgo de acoso. En estos casos, esas comunicaciones pueden convertirse en pruebas de hostigamiento si el trabajador presenta una queja formal. 🔧 Protocolo interno: lo que debes tener listo Aquí te dejo un checklist de buenas prácticas en protocolos de acoso —los cuales actúan como blindaje legal y operativo: ✅ Política visible de prevención y atención al acoso laboral: debe estar firmada por la empresa, actualizada y accesible. ✅ Canal de denuncias interno, confidencial y sin represalias, documentado con minuta de recepción.

Imagina esto: Un supermercado con horario establecido de 11:00 a 20:00 h., son las 19:55 y todavía ingresan clientes. Se cierran las cortinas a las 20:00, pero el personal sigue trabajando: atención en caja, corte, limpieza, acomodo… hasta las 22:30 o incluso 23:00 hrs. La jornada se extiende 2 o 3 horas más… sin pago, sin registro, sin autorización. Caso real: Recientemente analizamos este escenario en un diagnóstico laboral. Los trabajadores manifestaron estar laborando horas extra todos los días sin recibir compensación ni siquiera autorización. El empleador argumentaba que era “parte del servicio al cliente” y que nadie puede irse mientras haya personas en tienda. Pero… ¿qué dice la Ley Federal del Trabajo y los criterios de la Suprema Corte? ⚖️ ¿Puede el patrón extender la jornada solo porque hay clientes? Una tesis relevante de tribunales federales ha sostenido —por analogía— que: “Sólo el personal cuya función esté relacionada directamente con el servicio solicitado debe permanecer después del cierre.” Esto implica dos cosas clave: 🔸 No todo el personal debe quedarse. 🔸No puede haber una extensión sistemática de jornada sin distinguir funciones ni pagar horas extra. De hecho, según los artículos 58, 66 y 68 de la LFT, toda jornada adicional debe ser: - Autorizada previamente. - Registrada formalmente. - Pagada conforme a la ley: doble las primeras 9 horas semanales, triple a partir de la décima. 🧩 Soluciones legales y operativas Este tipo de prácticas no solo generan contingencias legales, también tienen impacto en el clima laboral, la salud del personal y el riesgo de inspecciones por parte de la STPS. Aquí te dejamos 4 soluciones viables para prevenir conflictos y mantener la operación eficiente: ✅ 1. Identificar funciones críticasNo todos deben quedarse. Define claramente qué puestos sí (por ejemplo, cajas o supervisores) y cuáles pueden retirarse en punto de cierre. ✅ 2. Pagar horas extra conforme a leyNada de horas "de cortesía". Si alguien trabaja después de su jornada, debe haber registro y pago legal, incluso si es media hora.

El 17 de julio de 2025, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social publicó las disposiciones operativas para la correcta implementación de la Ley Silla, una reforma que, desde junio, ya es obligatoria para todos los centros de trabajo donde el personal permanezca de pie por lapsos prolongados. Pero con este nuevo decreto se terminó la ambigüedad: ahora las empresas tienen 180 días naturales para cumplir con obligaciones específicas, documentarlas y demostrar que el derecho a descansar sentado no solo existe, sino que se aplica. 🧾 ¿Qué exige ahora la STPS? Además de reiterar que debe haber sillas con respaldo suficientes y prohibir exigir que el trabajador esté de pie toda su jornada, el nuevo decreto detalla 5 acciones clave de cumplimiento: ✅ 1. Diagnóstico de condiciones laborales Cada centro de trabajo deberá realizar un autodiagnóstico por área, donde se evalúe: - Si existen puestos donde se requiere permanecer de pie. - Si ya hay mobiliario disponible o se requiere adaptar el espacio. - Riesgos ergonómicos por postura, fatiga o inmovilidad. ✅ 2. Recorridos de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene La empresa debe organizar, documentar y conservar evidencia de los recorridos de verificación física que realice la comisión mixta, conforme al artículo 509 de la LFT. - Se debe revisar que haya zonas de descanso, mobiliario adecuado y espacios seguros para sentarse. - Las observaciones deben integrarse en actas o reportes y derivar acciones correctivas cuando aplique. ✅ 3. Política interna de aplicación Debe generarse una política por escrito, clara y distribuida entre el personal, que contemple: - Las condiciones bajo las cuales se puede ejercer el derecho a sentarse. - Qué puestos tienen esta prerrogativa. - Quién supervisa el cumplimiento. ✅ 4. Medidas preventivas y ajustes razonables A partir del diagnóstico y los recorridos, se deben implementar acciones preventivas, como: - Rediseño de estaciones de trabajo. - Instalación de sillas adicionales. - Rotación de tareas o pausas activas. - Instrucción específica a mandos medios para no obstaculizar el derecho.