Hier ist eine Checkliste, für morgen zum Implementieren

1. Ziele & Einsatzfälle klären (vor dem technischen Setup)

Was sind deine Haupt-Einsatzfälle?
Transkripte aus Meetings / Workshops auswerten Folien
Carousels
Lernmaterial erstellen Texte schreiben (Posts, Mails, Konzepte) Strategieworkshops / Miro-Boards strukturieren Sonstiges: ____________________________
Welche Sprachen brauchst du regelmäßig? (z.B. Deutsch + Englisch)
Welche Datenquellen sollen eingebunden werden? PDFs / Präsentationen Transkripte (Zoom, Teams, o.Ä.) Eigene Notizen / Handouts Cloud-Speicher (Google Drive, OneDrive, Dropbox etc.)
Welche Ergebnisse willst du am Ende haben? Standard-Vorlagen (Prompts, Miro-Templates, Gamma-Vorlagen) 2–3 vordefinierte Workflows, die du sofort nutzen kannst

2. Technische Basis auf deinem Laptop

Check durchgehen:

Aktuelle Browser installiert (Chrome oder Edge, optional Brave/Firefox)
Passwortmanager eingerichtet (Bitwarden, 1Password o.Ä.)
2-Faktor-Authentifizierung (2FA) auf dem Handy vorbereitet
Cloud-Speicher klar: Wo liegen deine Dateien hauptsächlich? (Drive, OneDrive, Dropbox, lokal?)
Ordner-Struktur für KI-Projekte: /KI/Transkripte /KI/Prompts /KI/Output/Gamma /KI/Output/Napkin /KI/Output/Miro-Exports

3. Accounts & Pläne sauber einrichten

3.1 ChatGPT

OpenAI/ChatGPT-Account vorhanden oder neu angelegt
Passender Plan: Plus oder Pro gemeinsam entscheiden
Zahlungsdaten hinterlegt & Rechnung/Belege auffindbar
Desktop-App (falls gewünscht) installiert
Ordner / Spaces in ChatGPT angelegt (z.B. „Transkripte“, „Workshops“, „Content“)

3.2 Google AI / Gemini / NotebookLM / NanoBanana / Veo

Google-Konto geklärt (privat vs. geschäftlich)
Gemini Weboberfläche eingerichtet
Entscheidung: Kostenlos oder Gemini Advanced / Google One AI Pro
NotebookLM eingerichtet: 1–2 „Notebooks“ mit Beispiel-Dokumenten (Transkript + Slides) anlegen
Zugriff auf Bild-/Videofunktionen (NanoBanana / Veo) getestet: Test: Infografik aus Text generieren Test: Video aus Script (falls für dich relevant)

3.3 Claude

3.4 Gamma (Präsentationen & Carousels)

Gamma-Account angelegt
Plan gewählt: Free oder Plus/Pro
2–3 Templates erstellen lassen: Standard-Präsentation (z.B. 10–15 Slides) LinkedIn-Carousel Workshop-Agenda / Lernposter

3.5 Napkin (Infografiken / Visuals)

Napkin-Account angelegt
Plan gewählt: Free oder Plus
2–3 eigene Templates definieren: „Zusammenfassung eines Transkripts als Lernposter“ „Prozessgrafik für einen Workshop“

3.6 Miro (inkl. Miro AI)

Miro-Account angelegt, Workspace klar (privat / Business)
Passenden Plan wählen (Free reicht oft zum Start, sonst Starter/Business)
Miro AI freigeschaltet / getestet: Auto-Clustering auf Beispiel-Board „Stärken, Schwächen, Use Cases“-Generierung auf einem Testboard KI-Canvas / Strategie-Board anlegen

4. Datenschutz, Sicherheit & Grenzen

Mit der Fachperson explizit besprechen:

Welche Daten darfst du rechtlich in die Tools geben (Kunden, Projekte, interne Infos)?
Welche Daten nie hochladen (z.B. vertrauliche Verträge, Namen ohne Einwilligung)?
Werden Daten für Trainings der Modelle verwendet? (je Tool kurz klären)
Dokumentation bekommen: „Was ich gefahrlos in die Tools geben kann“ „Was ich anonymisieren oder weglassen sollte“

5. Konkrete Standard-Workflows einrichten

Mindestens 2–3 Workflows zum Schluss fertig haben, z.B.:

Workflow 1: Transkript → Struktur → Infografik → Carousel

Quelle: Transkript (z.B. Zoom/Teams) in festen Ordner speichern
Mit ChatGPT / Claude / Gemini: Prompt-Vorlage anlegen:„Strukturiere dieses Transkript in 5 Kernaussagen, 3 Beispiele, 3 typische Fehler…“
Ausgabe in Napkin: Infografik/Lernposter generieren lassen
Ausgabe in Gamma: Präsentation oder Carousel aus den Kernaussagen bauen

Mit der Person: jeden Schritt einmal live durchspielen, bis du ihn selbst kannst.

Workflow 2: Workshop-Planung in Miro

Miro-Board-Vorlage erstellen: Agenda, Ziele, Übungen, Reflexion
Mit Miro AI: Brainstorming-Ergebnisse automatisch clustern Stärken/Schwächen/Use Cases generieren lassen
Mit ChatGPT / Claude: Prompt, der aus dem Miro-Export ein Handout oder ein kurzes Konzept schreibt

Workflow 3: Content-Produktion (Text → Slides / Social Posts)

Standard-Prompt in ChatGPT / Gemini: z.B. „Mach aus diesem Text 5 LinkedIn-Posts + 1 Outline für ein Slide-Deck“
Ergebnis in Gamma weiterverwenden: 1 Klick → Präsentation / Carousel
Napkin nutzen: 1 Infografik pro Content-Stück (z.B. „5 Fehler“ als visuell aufbereitetes Poster)

6. Prompts & Vorlagen gemeinsam bauen

Mit der Person fixe Vorlagen anlegen (Dokument oder Notion-Seite):

3–5 Master-Prompts für: Auswertung von Transkripten Erstellen von Lernmaterial / Workshop-Design Erstellen von Social-Content / Carousels
2–3 „Meta-Prompts“: „Verbessere diese Folienstruktur“ „Mach aus diesem Board eine Executive Summary“ „Gib mir 3 Varianten für diese Agenda“
Alle Prompts in einer Datei / einem Ordner speichern: /KI/Prompts/Master-Prompts.md

7. Training & Übergabe

Zum Abschluss des Setups mit dem/der Expert:in:

1–2 Stunden hands-on Training: Du führst die Workflows selbst aus, während er/sie zuschaut
Kurze Dokumentation (Screenshots / Loom-Video / PDF) vereinbaren: Wie starte ich Workflow 1, 2, 3 Wo liegen alle Vorlagen (Prompts, Gamma-, Napkin-, Miro-Templates)
Notfall-Liste: Was tun, wenn ein Tool nicht geht (Alternativen / Fallbacks) Kontaktweg, falls du später Unterstützung brauchst

8. Review nach 4–6 Wochen fest einplanen

Direkt mit der Person einen Termin vereinbaren:

Reviewtermin nach 4–6 Wochen im Kalender eintragen
Bis dahin notieren: Welche Workflows funktionieren super? Welche Tools nutzt du kaum → Kandidaten zum Downgrade / Kündigen Wo hakt es noch? (z.B. Prompting, Zeit, Struktur)

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