GPT zur Mieterkommunikation über WhatsApp · ResidentFlow: KI für Immos

GPT zur Mieterkommunikation über WhatsApp

Ich habe mir einen GPT zur Mieterkommunikation gebaut. Es war mein erster Custom-GPT, ich hatte vorher keinerlei Erfahrung mit dem Thema. Die Anregung kam mir über das Immocation KI-Café. Schwerpunkt ist ja hier zwar aktuell die Akquise, aber da wir erst mal unseren Bestand optimieren müssen, hatte ich mir überlegt, wie ich bei den Entry Level einen Use Case für mich entwerfen kann.

Ausgangssituation

Wir kommunizieren nahezu ausschließlich über WhatsApp Business mit unseren Mietern. Das ist grundsätzlich effizienter als Telefonate, die häufig zu ungünstigen Zeitpunkten stattfinden und schwer skalierbar sind.

Allerdings kostet auch schriftliche Kommunikation Zeit:

Nachricht lesen
Sachverhalt verstehen
Lösung durchdenken
formulieren
anschließend ggf. noch einmal anpassen

Bisher sind wir so vorgegangen:

Mieternachricht in ChatGPT kopieren
Per Spracheingabe erklären, was wir antworten, möchten
Antwortvorschlag generieren lassen
Text manuell nachjustieren
In WhatsApp einfügen

Das war bereits hilfreich, aber immer noch relativ zeitintensiv.

Lösung: Eigener GPT mit klarer Systemlogik

Ich habe mir daher einen eigenen GPT gebaut, dem ich:

unsere internen Kommunikationsrichtlinien
typische Entscheidungslogiken
juristische und organisatorische Grundsätze
gewünschte Tonalität
Eskalationsregeln
strukturierte Antwortmuster

als feste Instruktionen hinterlegt habe.

Der Ablauf ist jetzt deutlich schlanker:

Mieternachricht reinkopieren
ggf. kurze Rückfrage des GPT zur Präzisierung
GPT generiert direkt eine sendefähige Antwort
Versand ohne größere Nachbearbeitung

Den ursprünglichen Prompt habe ich per Sprache mit ChatGPT entwickelt („Du sollst…“, „Reagiere so…“, „Beachte dabei…“).

In der letzten Woche habe ich den GPT anhand realer Nachrichten kontinuierlich iterativ verfeinert. Inzwischen stellt der GPT bei Bedarf selbst strukturierte Rückfragen, bevor er antwortet. Dadurch steigt die Trefferquote deutlich, und ich erhalte in vielen Fällen direkt eine versendbare Nachricht.

Bei ChatGPT Plus kann ich 20 Dokumente anhängen. Mehrseitige Dokumente, allerdings hatte ich bisher nur 1-3 Seiten, ob es irgendwann eine Begrenzung gibt, weiß ich nicht.

Beim Prompt gibt es eine Begrenzung auf 8000 Zeichen. Das hatte ich schnell erreicht. Ich habe den Prompt daher in Word geschrieben und als PDF angehängt. Im Feld “Hinweise” habe ich dann explizit geschrieben, dass er diesen Anhang zuerst berücksichtigen soll (siehe Screenshot)

Strategisches Ziel

Langfristig geht es nicht nur um Zeitersparnis bei der Formulierung. Das eigentliche Ziel ist Automatisierung:

Anbindung von WhatsApp zur Übergabe eingehender Nachrichten an den KI-Agenten
automatische Antwort in Standardfällen
Rückfrage bzw. Antwortvorschläge an mich bei komplexen oder sensiblen Sachverhalten

Damit ließe sich perspektivisch ein erheblicher Teil der Kommunikation standardisieren und skalieren.

Feedback ist ausdrücklich erwünscht – insbesondere zu: