Jan 26 • KI-Werkstatt
Schluss mit dem Buchhaltungs-Chaos: Zeit für den Buchhaltungs-Copilot
Hand aufs Herz: Gehört Ihr auch zu den Investoren, die das ganze Jahr über Belege sammeln, nur um am Ende des Jahres bzw des Quartal (oder kurz vor der Deadline beim Steuerberater) in einem Berg aus Papier und PDF-Anhängen zu versinken?
Mein klassischer Prozess sieht bisher so aus: Ich lade alle Dokumente in paperless-ngx. Dort hab ich mit paperless-ai auch schon automatisiert die "Rohdaten" aus den Dokumenten extrahiert. Für die GmbHs lade ich dann die Dokumente manuell in mein Bankkonto hoch, gib ein paar Infos an damit auf dieser Basis unser Steuerberater buchen kann. Für die Anlage VV sortiere ich dann die Dokumente Ende des Jahres. Hier mach ich die Steuer immernoch selbst. Und irgendwann fängt das große Suchen an. Welcher Beleg gehört zu welcher Einheit? Ist die Reparatur am Dach wirklich steuerlich korrekt zugeordnet? Dieser manuelle Abgleich kostet dich nicht nur Nerven, sondern wertvolle Zeit.
Alle Lösungen die ich bisher versucht habe zu etablieren auch über VAs und sonstiges waren leider nicht zufriedenstellend. Also hab ich gestern angefangen per VIBE-Coding ein eigenes Tool zu entwickeln, das folgendes Tun soll:
- Automatisches Auslesen: Sobald ein Dokument in paperless eingeht, wird dieses extrahiert, KI erkennt sofort den Betrag, den Dienstleister und – am wichtigsten – das jeweilige Objekt, die rechtliche Einheit etc.
- Direkte Zuordnung: Das System verknüpft den Beleg automatisch mit der richtigen Position für die Anlage V&V bzw. die Transaktion im Bankkonto. Auch Splitpositionen sollen möglich sein.
- Nahtlose Übergabe: Der Steuerberater kann sich Dokument, Transaktion und zusätzliche Infos direkt im Tool anschauen
- Auch die Weiterverrechnung von Positonen (z.B. operative GmbH an Holding, bzw. im Rahmen der Betriebskostenabrechnung) sollen möglich sein.
So und jetzt bin ich sehr gespannt, welche Anforderungen Ihr hättet, um eure Buchhaltung und Belegverwaltung einfacher zu gestalten?
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