Oct 20 • KI in der Praxis 🤖
Wie wir bei einem Handwerksbetrieb 8 Stunden Büroarbeit pro Woche eingespart haben
👋 Hallo zusammen, heute geht’s um ein Thema, das viele Handwerksbetriebe beschäftigt: zu viel Papier, zu viele Excel-Tabellen, zu wenig Zeit. Ich zeige dir, wie wir das bei einem unserer Kunden Schritt für Schritt gelöst haben – ganz ohne großen Umbau oder teure Software.
🧭 Ausgangssituation
Ein regionaler Handwerksbetrieb hatte ein typisches Problem:
- Angebote wurden manuell in Word erstellt
- Zeiten kamen per Zettel oder WhatsApp-Nachricht
- Rechnungen wurden erst am Monatsende händisch geschrieben
Das bedeutete ständige Rückfragen, doppelte Dateneingabe und eine enorme Belastung im Büro – besonders am Monatsende.
⚙️ Lösung / Vorgehen
Wir haben mit einem kleinen Pilotprojekt begonnen:
- Zeiterfassung digitalisiert – jeder Mitarbeiter trägt seine Stunden per App ein.
- Automatische Übergabe der Zeiten ans ERP-System über eine einfache REST-API.
- Rechnungsentwurf wird automatisch erstellt, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist.
- Ergänzend läuft ein n8n-Workflow, der bei fehlenden Daten eine Erinnerung per E-Mail schickt.
So entstand eine einfache, aber stabile Automatisierung – ganz ohne die bestehende Struktur zu zerschießen.
🚀 Ergebnis / Nutzen
- Das Büro spart 8 Stunden pro Woche an Verwaltungsarbeit.
- Alle Daten liegen zentral und aktuell vor.
- Keine Zettelwirtschaft, keine vergessenen Stunden.
- Der Inhaber hat endlich Transparenz über Projekte und Auslastung.
Das Beste: Das Team empfindet die Lösung als Erleichterung – nicht als Überwachung.
💡 Was du daraus mitnehmen kannst
- Starte mit dem größten Pain Point, nicht mit dem größten System.
- Kleine Automatisierungen bringen schnell spürbare Ergebnisse.
- Behalte deine Mitarbeitenden im Blick – Akzeptanz ist entscheidend für nachhaltigen Erfolg.
🤝 Fazit
Kurz gesagt: Automatisierung funktioniert dann, wenn sie den Alltag wirklich erleichtert. Wenn du wissen willst, wie du ähnliche Abläufe in deinem Betrieb vereinfachen kannst, melde dich einfach – ich zeige dir gern, wie du startest.
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