💛 Umgang mit Störungen 💛 KW 37/2025 Time Mastery

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Oct 13 (edited) • TIME MASTERY

Unterbrechungen sind einer der größten Produktivitätskiller im Arbeitsalltag. Studien zufolge kann es bis zu 20 Minuten dauern, bis man nach einer Störung wieder in eine komplexe Aufgabe eintauchen kann. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, die Ursachen zu verstehen und gezielte Strategien anzuwenden.

Hier sind die besten Wege, um mit Unterbrechungen und Störungen umzugehen:

1. Das Arbeitsumfeld optimieren

Schaffe eine Umgebung, die Konzentration fördert.

Digitale Ablenkungen minimieren: Schalte Benachrichtigungen für E-Mails, Messenger-Dienste (wie Slack) und Social Media aus. Schließe Programme, die Du gerade nicht benötigst, und lege Dein Handy außer Sichtweite oder in den Flugmodus.
Klare Signale setzen: Wenn Du in einem Großraumbüro arbeitest, können Kopfhörer ein universelles Signal sein, dass Du nicht gestört werden möchtest. Ein "Bitte nicht stören"-Schild an der Tür oder auf dem Schreibtisch kann ebenfalls Wunder wirken.
Arbeitsplatz aufräumen: Ein aufgeräumter Schreibtisch reduziert visuelle Ablenkungen und hilft dem Gehirn, sich besser zu fokussieren.

2. Zeit und Aufgaben bewusst planen

Gehe proaktiv gegen Störungen vor.

Fokuszeiten festlegen: Plane in Deinem Kalender feste Blöcke für hochkonzentriertes Arbeiten ein. In diesen Zeitfenstern bearbeitest Du nur Ihre wichtigsten Aufgaben und bist für andere nicht verfügbar. Kommuniziere diese "Fokuszeiten" auch an Dein Team.
"Batching" (Bündelung): Fasse ähnliche Aufgaben zusammen. Beantworte beispielsweise E-Mails nur zu bestimmten, geplanten Zeiten (z. B. morgens und nachmittags), anstatt sie den ganzen Tag über zu beantworten. Das Gleiche gilt für die Bearbeitung von Anrufen oder kurzen Anfragen.
Prioritäten setzen: Nicht jede neue Anfrage ist ein Notfall. Bevor Sie sich einer neuen Aufgabe widmen, frage Dich: „Ist das wirklich dringend? Kann ich das später erledigen?“ Eine Priorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (z. B. mit der Eisenhower-Matrix) hilft, den Überblick zu behalten.
Die Pomodoro-Technik anwenden: Arbeite 25 Minuten lang fokussiert an einer Aufgabe, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier Intervallen mache eine längere Pause. Diese Methode hilft, die Konzentration aufrechtzuerhalten und Überlastung zu vermeiden.

3. Mit Kollegen kommunizieren

Teamarbeit erfordert klare Regeln und gegenseitigen Respekt.

Offen über Störungen sprechen: Bring das Thema in Team-Meetings zur Sprache. Besprich, wie für alle ungestörte Arbeitsphasen ermöglicht werden können.
Nein sagen lernen: Manchmal muss freundlich, aber bestimmt eine Unterbrechung abgelehnt werden. Sätze wie „Ich bin gerade mitten in einer wichtigen Aufgabe, kann ich in 15 Minuten zu Dir kommen?“ funktionieren meist gut und zeigen, dass Du die Person respektierst, aber Deine Konzentration schützen musst.
Informationen zentralisieren: Wenn Kollegen oft mit denselben Fragen kommen, überlege, ob eine zentrale Wissensbasis (z. B. in Notion oder einem Wiki) helfen könnte, die häufigsten Anliegen zu klären. So müssen weniger Menschen gestört werden, um an Informationen zu gelangen.

➡️ Wirst Du bei Deiner Arbeit oft unterbrochen oder gestört?

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