Si eres founder, probablemente tu empresa vive en: - Tu cabeza - WhatsApp - Correos dispersos - Carpetas con nombres tipo “final_v2_ahora_si” - Google Drive sin estructura Eso funciona… hasta que creces. Aquí te dejo el sistema que usamos para convertir desorden en arquitectura organizacional. 🎯 Objetivo Diseñar una estructura que: - Reduzca dependencia del fundador - Permita automatización futura (IA incluida) - Mejore trazabilidad legal y financiera - Evite pérdida de información - Permita escalar sin caos --- PASO 1 — Divide la empresa por SISTEMAS, no por personas Error típico: “Carpeta practicante”, “Carpeta Guillermo”, “Carpeta Camilo”. Eso es fragilidad pura. Hazlo por sistemas. Ejemplo base: 100_ADMINISTRACIÓN 200_RRHH 300_COMERCIAL_Y_VENTAS 500_DOCUMENTACIÓN_TÉCNICA 600_CONTRATOS_Y_LEGAL 700_OPERACIONES_Y_LOGÍSTICA 800_DATA_ROOM_INVERSIÓN 1000_RESPALDOS_CRÍTICOS 💡 Regla: Cada carpeta representa un sistema permanente. Las personas son temporales. --- PASO 2 — Define el ciclo natural de cada sistema Ejemplo: 300_COMERCIAL_Y_VENTAS 300 Identificación de Necesidad 310 Cotizaciones 320 Propuestas Presentadas 330 Negociación 340 Cierre Exitoso 350 Ejecución 360 Entregados y Finalizados 370 Perdidos Esto hace dos cosas: - Visualiza el pipeline real. - Permite automatización futura. Ordenar es hacer visible el flujo. --- PASO 3 — Separa Memoria Activa vs Memoria Histórica En IA aprendí algo clave:No todo el contexto debe estar activo. En empresa tampoco. Ejemplo: - Activo → Proyectos en ejecución - Histórico → Proyectos cerrados - Crítico → Contratos firmados y garantías Por eso existe: 1000_RESPALDOS_CRÍTICOS Ahí vive lo que no puede perderse jamás. ---- PASO 4 — Crea reglas simples de gobernanza Si no hay reglas, el sistema muere. Ejemplo mínimo: 1. Todo documento tiene código. 2. Nada vive en “Descargas”. 3. No existen carpetas personales. 4. Los proyectos viven en 500_DOCUMENTACIÓN_TÉCNICA. 5. Los contratos viven en 600_LEGAL. 6. Lo crítico se respalda en 1000.

Hola soy Monika, y he fundando Automateea en Barcelona, una empresa especializada en automatización de procesos con agentes de IA para pymes. Un saludo a todos